Política de tratamiento de datos personales
Fecha de entrada en vigencia: 16 de agosto de 2026 · Última actualización: 16 de agosto de 2026
1. Responsable del tratamiento
HOST COMPANY VILLANUEVA, establecimiento de comercio con matrícula mercantil No. 191519 ante la Cámara de Comercio, identificación 1123533905, con domicilio principal en Villanueva, Casanare, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de sus canales físicos y digitales.
Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través de:
- Correo electrónico: [email protected]
- Teléfono / WhatsApp: (+57) 322 340 4160
En adelante, para efectos de esta política, se denominará HOST COMPANY al responsable del tratamiento.
2. Objeto
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los criterios y procedimientos mediante los cuales HOST COMPANY recolecta, almacena, utiliza, actualiza, consulta, transmite, transfiere, conserva y, en los casos permitidos por la ley, elimina datos personales.
Esta política se adopta de conformidad con la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
3. Alcance
Esta política aplica a los datos personales de personas naturales que sean recopilados por HOST COMPANY a través de:
- Sitio web y formularios digitales.
- Formularios de contacto y solicitud de cotización.
- WhatsApp y otros canales de comunicación.
- Correo electrónico.
- Redes sociales.
- Procesos de contratación y prestación de servicios.
- Eventos, campañas, promociones y actividades comerciales.
- Bases de datos de clientes, prospectos, proveedores y contactos comerciales.
- Cualquier otro canal mediante el cual HOST COMPANY recopile legítimamente información personal.
4. Datos personales que podemos recopilar
Dependiendo de la relación que el titular tenga con HOST COMPANY, podremos recopilar únicamente los datos necesarios para las finalidades informadas. Entre ellos pueden encontrarse:
- Nombre y apellidos.
- Número de teléfono y/o WhatsApp.
- Correo electrónico.
- Ciudad o ubicación general.
- Información relacionada con la empresa o negocio que representa.
- Información relacionada con los servicios solicitados.
- Información necesaria para elaborar cotizaciones.
- Información necesaria para gestionar reservas, contrataciones y prestación de servicios.
- Información relacionada con facturación y pagos, cuando sea necesaria para la relación comercial.
- Información de comunicaciones y solicitudes realizadas a HOST COMPANY.
- Datos técnicos relacionados con la navegación en el sitio web, cuando sean recopilados mediante cookies, píxeles u otras tecnologías.
HOST COMPANY procurará recolectar únicamente información adecuada, pertinente y necesaria para las finalidades correspondientes.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
5.1. Atención de solicitudes
- Responder solicitudes de información.
- Atender preguntas, comentarios o requerimientos.
- Contactar al titular respecto de una solicitud realizada.
- Brindar información sobre los servicios de HOST COMPANY.
- Preparar y enviar cotizaciones.
5.2. Gestión comercial
- Gestionar oportunidades comerciales.
- Realizar seguimiento a cotizaciones.
- Coordinar reuniones y sesiones.
- Gestionar reservas.
- Coordinar la prestación de servicios.
- Formalizar relaciones comerciales.
- Mantener comunicación con clientes y prospectos.
- Gestionar renovaciones, modificaciones o servicios adicionales solicitados por el cliente.
5.3. Prestación de servicios
Cuando exista una relación comercial, HOST COMPANY podrá utilizar los datos necesarios para:
- Coordinar la ejecución de los servicios contratados.
- Coordinar fechas, horarios y lugares de trabajo.
- Gestionar entregas.
- Realizar seguimiento de proyectos.
- Gestionar facturación y pagos.
- Mantener registros de la relación comercial.
- Atender solicitudes posteriores a la prestación del servicio.
5.4. Comunicaciones comerciales
Cuando el titular haya otorgado la autorización correspondiente, HOST COMPANY podrá enviar promociones, descuentos, nuevos servicios, nuevos paquetes, beneficios, invitaciones, novedades de HOST COMPANY, contenido comercial o informativo y campañas de marketing.
Estas comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas, mensajes de texto u otros canales autorizados.
La autorización para recibir comunicaciones comerciales será independiente de la autorización necesaria para atender una solicitud o prestar un servicio.
5.5. Fidelización y relación con clientes
- Mantener una relación comercial con clientes actuales y anteriores.
- Informar sobre servicios relacionados con contrataciones anteriores.
- Conocer necesidades generales de sus clientes.
- Mejorar la atención y experiencia del cliente.
- Realizar encuestas de satisfacción.
- Solicitar opiniones o comentarios sobre los servicios.
5.6. Administración y seguridad
- Administrar bases de datos.
- Mantener registros internos.
- Prevenir usos fraudulentos o no autorizados.
- Proteger los sistemas y plataformas de HOST COMPANY.
- Gestionar incidentes de seguridad.
- Cumplir obligaciones legales y contractuales.
5.7. Analítica y funcionamiento del sitio web
HOST COMPANY podrá utilizar tecnologías como cookies, píxeles, etiquetas y herramientas de analítica para:
- Conocer cómo los usuarios utilizan el sitio web.
- Medir el rendimiento del sitio.
- Mejorar la experiencia de navegación.
- Analizar campañas publicitarias.
- Medir conversiones.
- Personalizar determinados contenidos o comunicaciones.
- Realizar campañas de publicidad y remarketing, cuando corresponda y se cuente con las autorizaciones necesarias.
6. Autorización del titular
HOST COMPANY solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea necesaria para realizar el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos o electrónicos, incluyendo formularios digitales, casillas de aceptación, registros, mensajes u otros mecanismos que permitan demostrar razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.
7. Tratamiento para contacto comercial
Cuando una persona suministre voluntariamente sus datos mediante un formulario de contacto, cotización, reserva o solicitud de información, HOST COMPANY podrá utilizar dichos datos para atender y gestionar la solicitud realizada.
Por ejemplo, si una persona proporciona su nombre, correo electrónico y número de WhatsApp para recibir información sobre un paquete audiovisual, HOST COMPANY podrá utilizar esos datos para responder la solicitud, enviar la información solicitada y realizar el seguimiento correspondiente.
8. Comunicaciones comerciales y derecho a no recibirlas
El titular podrá autorizar expresamente a HOST COMPANY para enviar comunicaciones comerciales.
El titular podrá retirar en cualquier momento dicha autorización para fines de marketing o solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales, escribiendo a [email protected].
9. Uso de WhatsApp y otros canales
Cuando el titular proporcione voluntariamente su número telefónico o de WhatsApp, HOST COMPANY podrá utilizarlo para atender la solicitud realizada, gestionar servicios, coordinar actividades comerciales y, cuando exista autorización correspondiente, enviar comunicaciones comerciales. El titular podrá solicitar que las comunicaciones comerciales sean suspendidas.
10. Proveedores y terceros
Para desarrollar sus actividades, HOST COMPANY podrá utilizar proveedores tecnológicos, plataformas y terceros que presten servicios necesarios para su operación, tales como alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, mensajería, analítica, publicidad digital y procesadores de pago.
Cuando corresponda, estos terceros tratarán información únicamente para las finalidades relacionadas con los servicios contratados por HOST COMPANY y estarán sujetos a las obligaciones aplicables en materia de protección de datos.
11. Transferencia y transmisión de datos
HOST COMPANY podrá realizar transferencias o transmisiones de datos personales cuando sean necesarias para desarrollar sus actividades, prestar servicios, utilizar proveedores tecnológicos, cumplir obligaciones legales o contractuales o cuando exista autorización o fundamento jurídico para ello.
12. Datos sensibles
HOST COMPANY evitará solicitar o recolectar datos sensibles cuando no sean necesarios para sus actividades. Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos relacionados con salud, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, vida sexual, origen racial o étnico y datos biométricos.
13. Datos de niños, niñas y adolescentes
HOST COMPANY no recopilará deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes para fines comerciales sin observar las condiciones y garantías establecidas por la legislación colombiana.
14. Derechos de los titulares
De acuerdo con la legislación colombiana aplicable, los titulares de datos personales podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, cuando sea procedente.
- Conocer el uso que HOST COMPANY ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda.
- Revocar la autorización otorgada, cuando sea procedente.
- Solicitar información sobre el tratamiento de sus datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales, en los términos establecidos por la ley.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las disposiciones aplicables.
15. Procedimiento para ejercer los derechos
El titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud enviada a [email protected]. La solicitud deberá incluir, como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Documento de identificación, cuando sea necesario para verificar su identidad.
- Descripción clara de la solicitud.
- Datos de contacto para recibir respuesta.
- Documentos que considere necesarios para sustentar su solicitud, cuando corresponda.
Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
16. Seguridad de la información
HOST COMPANY adoptará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido. Sin embargo, ningún sistema de almacenamiento o transmisión de información por Internet puede garantizar seguridad absoluta.
17. Confidencialidad
HOST COMPANY procurará mantener la confidencialidad de los datos personales y limitará su acceso a aquellas personas, colaboradores, contratistas, proveedores o terceros que necesiten conocerlos para desarrollar las finalidades autorizadas o cumplir obligaciones legales.
18. Conservación de los datos
HOST COMPANY conservará los datos personales durante el tiempo que sean necesarios para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales o contractuales, resolver posibles controversias y ejercer o defender derechos. Una vez cumplidas las finalidades correspondientes, HOST COMPANY podrá proceder a su eliminación, anonimización o bloqueo, según corresponda.
19. Cookies y tecnologías similares
El sitio web de HOST COMPANY podrá utilizar cookies y tecnologías similares para permitir el correcto funcionamiento del sitio, recordar determinadas preferencias, analizar el tráfico, medir campañas y mejorar la experiencia del usuario. Algunas cookies podrán ser propias y otras podrán pertenecer a proveedores externos.
20. Modificaciones a la política
HOST COMPANY podrá modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando sea necesario para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o comerciales. La versión actualizada será publicada a través de los canales correspondientes. Cuando una modificación implique cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento que requieran una nueva autorización, HOST COMPANY implementará los mecanismos correspondientes para obtenerla.
21. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 16 de agosto de 2026. La información personal será tratada mientras sea necesaria para las finalidades informadas y durante los períodos adicionales exigidos por la legislación aplicable.
22. Responsable y canal de atención
- HOST COMPANY VILLANUEVA — Villanueva, Casanare, Colombia
- Matrícula mercantil: 191519 · Identificación: 1123533905
- Correo electrónico: [email protected]
- Teléfono / WhatsApp: (+57) 322 340 4160
23. Aceptación
El titular declara haber sido informado sobre la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y, cuando corresponda, autoriza a HOST COMPANY para realizar el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las finalidades aquí descritas.
La autorización para recibir comunicaciones comerciales podrá ser otorgada de manera independiente y podrá ser retirada posteriormente por el titular.